Politika zasebnosti FirmLabAdvis

Spodnje opredelitve pojasnjujejo izraze, ki se uporabljajo v tej politiki zasebnosti podjetja FirmLabAdvis. Besedilo je prilagojeno poslovnim strankam in temelji na praktičnih primerih, da olajša razumevanje obdelave osebnih podatkov v poslovnih sodelovanjih.

Zbiramo podatke za izvedbo pravnih storitev, upravljanje primerov in komunikacijo z naročniki. Obdelava temelji na pogodbah, zakonitih interesih za reševanje primerov in izpolnjevanju zakonskih obveznosti.

Podatki, ki jih stranka posreduje neposredno, so ključni za izvedbo pravnih storitev. Spodaj so konkretni primeri podatkov, ki jih zbiramo med tipičnim primerom sodelovanja s podjetjem.

• Podatki podjetja: poslovno ime, naslov sedeža (Vojkovo nabrežje 23, 6000 Koper, Slovenija), davčna številka in identifikacijska številka podjetja (SI43918355). Ti podatki so potrebni za pripravo pogodbenih dokumentov in računov.
• Podatki kontaktne osebe: ime in priimek, delovno mesto, e-pošta, telefonska številka (+38698052884), ki služijo za komunikacijo med pravnimi postopki in za izvedbo navodil stranke.
• Pogodbeni in poslovni dokumenti: pogodbe, priloge, finančna poročila, notranji pravilniki, ki jih posreduje stranka za pravno analizo in pripravo priporočil.
• Podatki iz postopkov in primerov: informacije o sporu, listine sodišča, korespondenca in zapisi sestankov, potrebni za zastopanje in pripravo pravnih aktov.
• Podatki, zahtevani za preverjanje skladnosti: informacije, povezane z izvajanjem due diligence, upravljanjem tveganj in skladnosti s predpisi (npr. podatki o deležnikih, poslovnih partnerjih).
• Specifične preference in pooblastila: podatki o pooblastilih za zastopanje, omejitve pooblastil in druge navodila, ki jih stranka posreduje za pravilno izvedbo storitev.

Nekateri podatki se zbirajo samodejno ob obisku spletne strani FirmLabAdvis.pro, da izboljšamo delovanje strani in analiziramo uporabo za optimizacijo uporabniške izkušnje.

• Tehnični podatki o napravi: IP naslov (v anonimizirani obliki, kadar je mogoče), tip brskalnika, operacijski sistem in osnovne nastavitve naprave, uporabljene za zagotavljanje stabilne povezave in varnosti.
• Podatki o obisku strani: obiskane strani, trajanje obiska, viri prometa in napake pri nalaganju strani, uporabljeni za analizo delovanja in urejanje vsebin glede na potrebe podjetij.
• Analitični podatki: zbrani prek storitev za analitiko (anonimizirani) za poročanje o trendih in izboljšave storitev brez neposredne identifikacije posameznikov.
• Piškotki in shramba brskalnika: identifikatorji sej in prilagojene nastavitve, ki omogočajo shranjevanje prednastavitev in izboljšanje uporabniške izkušnje pri ponovnih obiskih.
• Varnostni zapisi: zapisi o prijavah in dostopih do varovanih področij, uporabljeni za odkrivanje in preprečevanje nepooblaščenega dostopa ter zagotavljanje skladnosti s varnostnimi standardi.
• Telemetrični podatki storitev: podatki o delovanju spletnih obrazcev in interakcijah, uporabljeni za odpravo napak in izboljšanje učinkovitega izvajanja storitev.

V nekaterih primerih FirmLabAdvis prejme podatke tudi od relevantnih tretjih oseb, kar se običajno zgodi v kontekstu pravnih postopkov, sodnih spisov ali skladnosti. Ta praksa je vedno dokumentirana in podprta z zakonito podlago.

• Javna baza podatkov in register: podatki iz javnih registrov podjetij, zemljiške knjige ali sodnih registrov, uporabljeni kot del pravne analize ali preverjanja dejstev v praktičnih primerih.
• Sodelovanje s svetovalci: prejeta dokumentacija in informacije od zunanjih svetovalcev, revizorjev ali odvetnikov, ki sodelujejo pri skupnih primerih ali projektih.
• Podatki iz reševanja sporov: informacije, ki jih prejemo od nasprotnikov ali sodišč v postopkih, kjer zastopamo stranko, uporabljene izključno za zastopanje in obrambo pravnih interesov.

FirmLabAdvis obdeluje podatke iz jasno določenih namenov, povezanih s pravnimi storitvami za podjetja. Naše prakse temeljijo na praktičnih primerih in primerjavah z referenčnimi scenariji.

• Izvedba pravnih storitev: priprava pogodb, pravno svetovanje, zastopanje v postopkih in sestava pravnih mnenj na podlagi dokumentacije stranke.
• Komunikacija s stranko: vzdrževanje stika, pošiljanje obvestil, obveščanje o poteku zadev in izvajanje navodil kontaktnih oseb podjetja.
• Zagotavljanje skladnosti: analiza skladnosti poslovanja stranke z zakonodajo, priprava priporočil in izvedba due diligence pregledov.
• Vodenje evidenc in računovodskih obveznosti: priprava in arhiviranje računov ter dokumentacije v skladu z računovodskimi in pravnimi zahtevami.
• Varnost in preprečevanje zlorab: spremljanje dostopa, odkrivanje nepooblaščenih poskusov dostopa in vzdrževanje varnostnih ukrepov.
• Izboljšave storitev: analiza anonimnih podatkov za optimizacijo procesov, spletne strani in načinov prenosa informacij med stranko in FirmLabAdvis.
• Udeležba v sodnih in upravnih postopkih: priprava dokumentacije in dokazov ter izpolnjevanje zakonskih obveznosti v postopkih, kjer je stranka udeleženec.
• Izvedba primerov in raziskav: priprava internim primerov in študij, ki temeljijo na anonimiziranih podatkih za izboljšanje prakse in izmenjavo znanja v 2026.

Obdelava podatkov poteka na podlagi veljavnih pravnih podlag, ki so jasno opredeljene in dokumentirane. V vsakem primeru je navedeno, katera podlaga upravičuje obdelavo v konkretnem poslu ali postopku.

• Izpolnitev pogodbe: obdelava, ki je potrebna za izvajanje pravnih storitev, pripravo pogodb in izpolnitev obveznosti iz pogodbenega odnosa med FirmLabAdvis in stranko.
• Zakonita obveznost: obdelava, potrebna za izpolnjevanje zakonskih zahtev, npr. vodenje evidence, računovodstvo, sodelovanje s sodišči in regulatorji.
• Upravičeni interes: obdelava določenih administrativnih in varnostnih podatkov, kjer je obdelava nujna za zaščito pravnih interesov podjetja in strank ter za preprečevanje zlorab.
• Izrecno soglasje: kadar se podatki obdelujejo za namene, ki niso nujni za pogodbo ali zakonsko obveznost (npr. marketinške informacije), ter kadar stranka prostovoljno poda soglasje.

Piškotki na spletni strani FirmLabAdvis.pro so razvrščeni glede na funkcionalnost. V vsakem primeru sledimo pristopu zmanjševanja zbiranja podatkov in uporabo anonimnih načinov za analitiko, kjer je to izvedljivo.

Tipi piškotkov vključujejo sejne piškotke za delovanje strani, trajne piškotke za shranjevanje nastavitev in piškotke tretjih oseb za analitiko. Nič od tega se ne uporablja za profiliranje strank na način, ki bi ogrožal poslovno zaupnost.

Kategorije: nujni piškotki (zagotavljanje delovanja spletne strani), analitični piškotki (anonimizirani podatki za izboljšave) in preferenčni piškotki (shramba nastavitev). Piškotki za oglaševanje se ne uporabljajo brez izrecnega soglasja.

Upravljanje piškotkov je na voljo preko nastavitev brskalnika in obvestil na spletni strani. Stranke lahko onemogočijo neobvezne piškotke, vendar to lahko vpliva na določene funkcionalnosti spletne strani.

Za podrobnosti si oglejte Politiko piškotkov na https://FirmLabAdvis.pro/privacy

FirmLabAdvis deli podatke le, kadar je to potrebno za izvedbo storitve, za izpolnitev zakonskih obveznosti ali v primeru, ko so podatki zahtevani v sodnem postopku. Vsako posredovanje temelji na oceni tveganja in določeni pravni podlagi.

• Z zunanjimi svetovalci in podizvajalci: podatki se delijo z notarji, revizorji ali strokovnjaki po potrebi in le po ustreznih pogodbenih določilih o varstvu podatkov.
• Sodnim organom in regulatorjem: kadar to zahteva zakon ali sodni postopek, posredujemo ustrezne dokumente in informacije.
• Zadevnim poslovnim partnerjem: v primeru transakcij, združitev ali due diligence procesov lahko delimo podatke z relevantnimi akterji v omejenem obsegu in ob predhodnem obvestilu stranki.
• Ponudnikom tehnoloških rešitev: za gostovanje spletnih storitev, varnostno kopiranje in analitiko posredujemo samo tiste podatke, ki so potrebni za opravljanje storitev, ob upoštevanju varnostnih ukrepov.
• Zavarovalnicam in strokovnjakom za oceno tveganj: v primeru zahtev po pravni zaščiti ali odgovornosti delimo potrebne podatke za obdelavo zahtevkov.
• Drugi upravičeni prejemniki: kadar obstaja zakonita potreba ali če je to potrebno za zaščito pravnih interesov FirmLabAdvis ali stranke v konkretnih primerih.

Če je potrebno, se podatki prenašajo izven Evropskega gospodarskega prostora izključno pod ustreznimi zaščitnimi mehanizmi, kot so standardne pogodbe EU ali drugi pravno sprejemljivi mehanizmi. Primer: sodelovanje s strokovnjakom iz tretje države pri specializirani pravni analizi.

Uporabljamo standardne pogodbene določbe EU, ocene skladnosti in dodatne tehnične ukrepe (šifriranje, anonimizacija), da zmanjšamo tveganje nepooblaščenega dostopa med prenosom podatkov v letu 2026.

Rok hrambe osebnih podatkov je določen glede na namen obdelave, zakonske zahtevke in potrebe po dokumentaciji v pravnih postopkih. V vsakem primeru sledimo principu minimalnega hrambe podatkov.

Podatki o računu in pogodbah se hranijo v skladu z računovodskimi in pravnimi zahtevami, običajno najmanj 5 let ali dlje, kadar to zahtevajo posebni postopki ali zakonodaja.

E-poštna komunikacija in zapisniki sestankov se hranijo glede na pomen zadeve; za odprte pravne zadeve se podatki hranijo do zaključka postopka in dodatnih rokov, povezanih z arhiviranjem.

Varnostni in sistemski zapisi se hranijo v časovnem okviru, potrebnem za odkrivanje in preiskovanje incidentov, običajno omejeno na izmere, ki so sorazmerne s tveganjem.

Po poteku obdobja hrambe podatkov izvajamo postopke trajne izbrisave ali anonimizacije, razen če obstaja upravičen razlog za daljše hranjenje (npr. odprt sodni postopek).

FirmLabAdvis izvaja tehnične, organizacijske in fizične varnostne ukrepe za zaščito podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo ali uničenjem. V praksi to pomeni šifriranje občutljivih datotek, omejen dostop osebju in redne varnostne preglede, ki temeljijo na konkretnih primerih uporabe.

• Tehnični ukrepi: šifriranje podatkov, SSL povezava za spletne komunikacije, nadzor dostopa in redne varnostne kopije.
• Organizacijski ukrepi: usposabljanja zaposlenih, politika minimalnega dostopa, dokumentiran postopek za odziv na varnostne incidente in redne revizije praks.
• Fizični ukrepi: varno hrambo papirnih dokumentov, nadzor dostopa do pisarn (Vojkovo nabrežje 23, 6000 Koper) in nadzor vstopa v prostore, kjer se hranijo občutljivi spisi.

Stranke in kontaktne osebe imajo pravice glede svojih osebnih podatkov. FirmLabAdvis spoštuje te pravice in nudi praktične postopke za njihovo uveljavljanje, podkrepljene s primeri in scenariji.

• Pravica do dostopa: stranka lahko zahteva kopijo osebnih podatkov, ki jih obdelujemo v zvezi z njenim primerom.
• Pravica do popravka: če so podatki netočni ali nepopolni, lahko zahtevate popravek s predložitvijo ustreznih dokazov.
• Pravica do izbrisa: v primeru, da obdelava ni več potrebna ali ni več podprta z zakonito podlago, lahko zahtevate izbris, razen kadar zakon nalaga hrambo podatkov.
• Pravica do omejitve obdelave: zahteva za začasno omejitev obdelave je možna pri sporu glede natančnosti podatkov ali zakonitosti obdelave.
• Pravica do prenosljivosti podatkov: kadar je obdelava temeljila na pogodbi in poteka avtomatizirano, je možen prenos strukturiranih podatkov v standardni obliki.
• Pravica do ugovora: stranka lahko ugovarja obdelavi podatkov na podlagi upravičenega interesa, razen če obstaja prevladujoč zakonit razlog za nadaljevanje obdelave.
• Pravica do umika soglasja: kadar je obdelava temeljila na soglasju, lahko soglasje kadar koli umaknete; to ne vpliva na zakonitost obdelave pred umikom.
• Postopek uveljavljanja pravic: zahtevo lahko pošljete na kontakt podan v tej politiki; odgovarjamo z opisom ukrepov in primerom nadaljnjega postopka glede na naravo zahteve.

V skladu z Uredbo o varstvu podatkov (GDPR) in slovensko zakonodajo FirmLabAdvis obdeluje podatke po načelih zakonitosti, preglednosti in sorazmernosti. V tej politiki opisujemo, kako te zahteve uresničujemo v praktičnih primerih.

Ta politika velja za obdelavo osebnih podatkov v okviru pravnih storitev za podjetja, izvajano s strani FirmLabAdvis od 03-01-2026 in v celotnem letu 2026. Uporabljamo konkretne scenarije, kot so priprava pogodb, zastopanje v sporih in due diligence postopki.

• Načela obdelave: omejitev namena, minimalnost podatkov, točnost, omejena hramba, integriteta in zaupnost.
• Pravna podlaga: pogodba, zakonita obveznost, upravičeni interes ali soglasje, odvisno od primera obdelave.
• Obveščanje: v primeru sprememb obdelave ali varnostnih incidentov stranke obvestimo v okviru razpoložljivih komunikacijskih poti in v skladu z zakonskimi roki.
• Dokumentacija in odgovornost: vsi primeri obdelave so dokumentirani, vključujoč ocene tveganja in sprejete varnostne ukrepe, kar omogoča preglednost in sledenje odločitvam.

Če menite, da so bile vaše pravice kršene, lahko najprej kontaktirate FirmLabAdvis preko navedenih kontaktov. Če je potrebno, imate pravico vložiti pritožbo pri informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije ali ustreznem regulatorju.

Zahteve glede uveljavljanja pravic pošljite na e-poštni naslov ali po pošti na sedež podjetja: FirmLabAdvis, Vojkovo nabrežje 23, 6000 Koper, Slovenija. V primeru zapletene zadeve vam bomo ponudili scenarij rešitve, primer korakov in potrebne dokumentacije.

[email protected]

Običajen odgovor na upravno zahtevo je v 30 dneh, pri kompleksnih primerih pa vas obvestimo o morebitni podaljšani obravnavi in konkretnih rokih.

FirmLabAdvis v primeru izrecnega soglasja pošilja informativne vsebine, vključno z vabilom na seminarje, študije primerov in strokovne prispevke. Marketinške aktivnosti temeljijo na soglasju ali upravičenem interesu, odvisno od vrste komunikacije.

Vsako marketinško sporočilo vsebuje jasno možnost odjave. Odjava je enostavna in brezplačna; po prejemu zahteve prenehamo pošiljati nadaljnja marketinška sporočila v skladu s pravili.

Storitev FirmLabAdvis ni namenjena zbiranju osebnih podatkov otrok ali mladoletnih oseb. Če pridemo do saznanja o namernem posredovanju podatkov mladoletnih oseb, bomo sprejeli ukrepe za izbris takšnih podatkov, razen če je potrebna njihova hramba zaradi pravnega postopka.

Na naši spletni strani so lahko povezave do zunanjih virov in partnerjev. Te povezave so podane kot primeri in olajšanje dostopa do dodatnih informacij, pri čemer FirmLabAdvis ne prevzema odgovornosti za vsebino, varnost ali politiko zasebnosti teh tretjih strani. Pri primerih sodelovanja opisujemo scenarije uporabe teh virov in kako vplivajo na poslovne postopke, vendar so končne odločitve in preveritve v domeni naročnika.

FirmLabAdvis deli podatke le, kadar je to potrebno za izvedbo storitve, za izpolnitev zakonskih obveznosti ali v primeru, ko so podatki zahtevani v sodnem postopku. Vsako posredovanje temelji na oceni tveganja in določeni pravni podlagi.

Za podrobnosti si oglejte Politiko piškotkov na https://FirmLabAdvis.pro/privacy

FirmLabAdvis lahko občasno posodobi to politiko zasebnosti zaradi sprememb v zakonodaji, poslovnih postopkih ali tehnoloških praks. V praksi opisujemo spremembe s primeri vpliva na obdelavo osebnih podatkov (npr. nove metode elektronskega arhiviranja). Pomembne spremembe bomo objavili na spletnem mestu s pripisom datuma spremembe; manjše operativne prilagoditve izvajamo takoj z namenom izboljšav upravljanja podatkov.